Il mito del multitasking e il lusso di fare una cosa alla volta

Apri un portale di annunci di lavoro, uno qualsiasi, e leggi la lista dei requisiti: tra «buona conoscenza del pacchetto Office» e «predisposizione al lavoro in squadra» prima o poi la trovi, appuntata lì come una medaglia: «ottime capacità di multitasking». Nei colloqui la si pronuncia con un certo orgoglio e sui curriculum finisce spesso in grassetto, mentre in ogni riunione c'è qualcuno che risponde a una mail, prende appunti e controlla il telefono, convinto di guadagnare tempo.

Io, ogni volta che la leggo, sorrido un po', perché sono una fan convinta del contrario. Credo nel lusso di fare una cosa alla volta e lo dico sapendo che oggi suona quasi come un difetto da confessare.

Su questo la ricerca è sorprendentemente chiara. Quello che racconta riguarda la tua produttività e soprattutto il modo in cui le persone percepiscono il tuo lavoro, perché l'attenzione divisa si vede da fuori molto più di quanto immagini.

1. Il cervello fa una cosa alla volta, molto in fretta

Quello che chiamiamo multitasking, per il cervello, è un continuo cambio di binario. L'attenzione salta da un compito all'altro, a volte così in fretta da darci l'impressione di seguire tutto insieme. A ogni salto deve però ricaricare le regole del compito nuovo: qual era l'obiettivo, a che punto ero, cosa stavo per fare.

Nel 2001 tre ricercatori, Joshua Rubinstein, David Meyer e Jeffrey Evans, hanno misurato proprio questo passaggio. Ogni cambio costa tempo e il costo cresce quanto più i compiti sono complessi o poco familiari. Meyer ha poi stimato che questi piccoli blocchi mentali, sommati nella giornata, possono arrivare a sottrarre fino al 40% del tempo produttivo di una persona.

C'è poi un dato a cui mi capita di ripensare: nel 2010 Jason Watson e David Strayer hanno chiesto a duecento persone di guidare in un simulatore mentre risolvevano al telefono esercizi di memoria e di calcolo: solo il 2,5% ha retto senza peggiorare, una persona su quaranta. Gli studiosi hanno battezzato questo piccolo gruppo supertasker; tutti gli altri facevano peggio entrambe le cose.

Quindi se ti senti in colpa perché fatichi a tenere aperte dieci finestre insieme, sappi che sei in ottima compagnia: è il funzionamento normale della mente umana.

2. Il residuo che ti porti dietro

Nel 2009 la ricercatrice Sophie Leroy ha dato un nome a una sensazione che conosciamo tutti. La chiama residuo di attenzione: quando passi da un'attività all'altra, una parte della mente resta agganciata a quella di prima, soprattutto se l'hai lasciata a metà. Entri nel compito nuovo con una porzione di te ancora ferma sulla soglia.

Pensa a una giornata qualunque. Stai scrivendo il preventivo per un cliente importante, arriva un messaggio, rispondi in un attimo e torni al preventivo convint* di non aver perso niente. Intanto una parte della tua testa è rimasta su quel messaggio, così il preventivo lo chiudi con meno lucidità di quanta ne avevi dieci minuti prima.

Moltiplica questa scena per trenta volte al giorno e capisci perché arrivi a sera stanc* senza ricordare bene cosa hai fatto. La fatica è reale, mentre il lavoro portato davvero a termine è molto meno di quanto sembri. Su State of Mind è appena uscito un bell'approfondimento che parte proprio da qui, dalla differenza tra essere sempre occupati e lavorare bene.

3. Chi ti sceglie sente l'attenzione divisa

Qui il discorso esce dalla tua scrivania e arriva fino al tuo cliente: è la parte che mi sta più a cuore.

Le persone percepiscono la cura molto prima di saperla spiegare. Una risposta veloce e vaga, un post scritto di corsa tra due telefonate, un sito sistemato a pezzi nei ritagli di tempo lasciano tutti la stessa impressione, quella di qualcuno che dall'altra parte stava pensando ad altro. Nessuno lo dirà a voce alta, eppure quella sensazione entra nella decisione di affidarsi a te oppure no.

Nel mondo del lusso lo sanno da sempre. Un atelier lavora un capo alla volta e il tempo dedicato si vede nelle cuciture, nella mano del tessuto, nel modo in cui un abito cade addosso. È quella concentrazione a renderlo riconoscibile anche da lontano.

Vale anche per il mio lavoro. Un'analisi di mercato fatta a singhiozzo, tra una notifica e l'altra, vede solo la superficie: i competitor più visibili, le frasi più ripetute, le mode del momento. I gap veri, quelli su cui si costruisce una Direzione, emergono soltanto quando resti sul problema abbastanza a lungo da accorgerti di cosa manca.

4. Allenare la mente a fare una cosa alla volta

Io lavoro così: quando sono su un progetto, sono su quel progetto. Il tempo dei miei clienti merita la mia attenzione intera e negli anni ho capito che è anche la strada più rapida per arrivare a un risultato fatto bene.

Per cominciare bastano tre abitudini: la prima è dare a ogni compito un blocco di tempo suo, anche breve, e proteggerlo con le notifiche spente, una sola finestra aperta e il telefono in un'altra stanza se serve. Quaranta minuti di attenzione piena spesso rendono più di un intero pomeriggio a singhiozzo.

La seconda è chiudere bene prima di cambiare. Se devi interrompere qualcosa, annota in una riga a che punto sei e qual è il passo successivo: è un gesto piccolo che aiuta la mente a staccarsi e alleggerisce quel residuo che altrimenti ti porteresti dietro.

La terza è scegliere ogni mattina la cosa che conta di più, una sola, e farla per prima, quando la testa è ancora libera. Il resto della giornata potrà anche essere più frammentato, perché la parte importante avrà già ricevuto il meglio di te.

In conclusione

Il multitasking resterà ancora per un po' tra i requisiti degli annunci, appuntato lì come una medaglia. Io continuerò a fare il tifo per chi sceglie di fare una cosa alla volta e di farla fino in fondo, perché è da quell'attenzione intera che nascono il lavoro di qualità e la fiducia di chi lo riceve.

Una cosa alla volta, fatta bene, si riconosce da lontano.

Se senti che il tuo brand è cresciuto a pezzi, tra una cosa e l'altra, e vuoi dargli finalmente un'attenzione intera, parliamone.

A presto,

Irene